Yrityksen asetukset -sivu on jaettu kolmeen välilehteen, joiden välillä voit vaihdella Asetukset -sivun yläreunasta löytyviä välilehtiotsikoita klikkaamalla.
Perusasetukset -välilehdeltä löydät yrityksesi hallintapaneelin yleiset asetukset sekä mobiiliapplikaation asetukset. Asetuksia ja niiden vaikutuksia Workinfo.app:in toiminnallisuuksiin ovat seuraavat:
Lounastaukojen pituudet
Voidaan valita useampi eripituinen lounastauko vaihtoehto.
Lounastauon oletuspituus
Automaattisen lounastauon oletuspituus. Jos haluat Käyttäjällesi ilmestyvän automaattisen lounastauon pituus. Eli kun käyttäjä on ollut töissä määritellyn verran (seuraava kohta) tunteja, käyttäjälle kirjautuu automaattisesti tässä määritellyn pituinen lounastauko.
Työtuntien vähimmäismäärä automaattiseen lounastaukoon (h)
Ajan syötön porrastus (min.)
Esimerkiksi jos on käytössä manuaali aikakirjaus tmv. Tämä määrittää kuinka tarkalla porrastuksella ajan voi asettaa. Esimerkiksi 15min, 10min, 5min välein.
Salli työntekijöiden syöttää päällekkäisiä tuntikirjauksia
Voiko kirjata esimerkiksi kahdelle eri asiakkaalle saman työtehtävän tehdyksi samaan aikaan.
Lounastauko
Voiko käyttäjä itse valita lounastauon kirjauksen.
Työseloste asiakkaalle
Kun lähetetään työaikakirjausta, onko tekstikenttinä täytettävänä myös ”Työseloste asiakkaalle”. Tämä ei kuitenkaan lähde automaattisesti suoraan asiakkaalle, vaan se menee Asiakkaat - Asiakas - Työaikaseuranta - Asiakasraportti. Tulee myös näkyviin Raportit - Luo raportti -raporteissa.
Pakollinen sisäinen viesti -kenttä työaikaraportoinnissa
Eroaa edellisestä sillä, että ei tule näkyviin asiakkaalle, Kirjaukset - Tunnit ja Kirjaukset - Tuntikirjausten selosteet.
Pakollinen kuvan lisäys työaikaraportoinnissa
Pakottaa kuvan lisäyksen työaikaraporttiin.
Resurssin valinta raportoinnissa
Onko Resurssin valinta mahdollista Työaikakirjausta tehdessä vai ei.
Työmääräyksen esimieskuittaus
Pitääkö esimiehen kuitata työmääräys lopullisesti valmiiksi sen jälkeen kun työntekijät ovat sen ilmoittaneet tehdyksi. Jättämällä tämän valitsematta tehtävä merkittyy ”valmiiksi” vain työntekijöiden kuittauksella.
Työmääräyksellä pinta-alakenttä käytössä
Hyödynnetään lähinnä tehokkuuslaskennoissa. Tällä pystytään laskemaan tuntimäärät tietty
Aseta luotaville työvuoroille oletukseksi päälle Automaattinen työaikakirjaus
Työvuoroja luotaessa onko ”Luo automaattinen työaikakirjaus” valinta automaattisesti valittu vai ei.
Katkaise resurssin päällekkäiset työaikakirjaukset
Voiko resurssia käyttää yksi vai useampi käyttäjä yhtäaikaa. Yksi resurssi voi olla käytössä vain yhdellä käyttäjällä kerrallaan.
Käytä automaattista liukuma-ajan laskentaa (ylikirjoittaa manuaalisen liukuman): Täältä voit myös laittaa saldotuntien kerrytyksen päälle yrityksellesi. Tämän jälkeen sinun täytyy vielä käydä erikseen muokkaamassa käyttäjille työpäivän pituus Käyttäjäasetuksissa, eli minkä tuntimäärän jälkeen alkavat saldotunnit kerääntyä.
Työvuorojen julkaisu
Luodut työvuorot näkyvät Käyttäjille heti kun ne on luotu, eikä työvuoroja tarvitse erikseen käydä julkaisemassa.
Aloitus- ja lopetuskilometrit työaikakirjauksissa
Pyytääkö ohjelma työaikakirjauksen alkaessa ja loppuessa matkamittarin kilometrilukemaa
Käännä viestit, työtehtävät, työmääräykset ja tuntikirjaukset automaattisesti käyttäjän kielelle
Salli päällekkäiset työvuorot
Voiko työvuorokalenterissa suunnitella ja ajoittaa päällekkäisiä työvuoroja.
Järjestä työkohteet asiakaskohtaisesti
Kun mobiiliapplikaatiossa ollaan aloittamassa työntekoa, pitääkö ensin valita asiakas ja sitten työkohde, vai suoraan työkohteen valinta.
Tuoteraportit
Näkyykö käyttäjän mobiilissa mahdollisuus tehdä Tuotekirjauksia.
Automaattiset kilometriraportit päälle (Huomioitavaa! Paikannuksen ja kilometrien laskemisen tarkkuuteen vaikuttaa käytettävän mobiililaitteen GPS-ominaisuudet. Eri laitteissa voi tästä syystä esiintyä epätarkkuutta.)
Mobiiliapplikaation käyttäjät voivat itse valita mobiiliapplikaation asetuksista käyttävätkö automaattista vaiko manuaalista kirjausta. Tämän päälle laittaminen mahdollistaa Käyttäjän valinnan Mobiiliapplikaatiosta kumpaa kirjausta he haluavat käyttää.
Manuaalisten työaikakirjausten GPS-paikkaleimaus päälle (Huom! Muista velvollisuutesi kertoa henkilöstölle paikkatietojen keräämisestä.)
Tallentaa sen sijainnin, mistä kyseinen raportti on lähetetty.
Automaattisten työaikakirjausten GPS-paikkaleimaus päälle
Sama kuin edellinen, mutta koskee Automaattisia Työaikakirjauksia.
Automaattisten työaikakirjausten jatkuva sijaintitietojen keräys
Tallentaa raportoivan laitteen sijaintitiedot siltä aikaväliltä kun raportointi on päällä 5min välein. Jos Käyttäjän mobiililaite ei ole liikkeessä, sijaintitiedot lähetetään kerran.
Salli hyväksynnän muuttaminen työmääräyksissä
Voiko työmääräyksen hyväksynnän tilaa muokata valinnan jälkeen.
Käyttäjä voi muokata kirjauksia
Voiko kirjauksen tekemisen jälkeen käydä muokkaamassa tekemäänsä kirjausta.
Muokkauksen aikaraja (tuntia)
Kuinka pitkän ajan Käyttäjät voivat käydä muokkaamassa tekemiään kirjauksia jälkikäteen.
Pakota sijainnin tallennus tuntikirjauksissa
Ohjelma ei anna tehdä tuntikirjausta jos Käyttäjällä ei ole GPS-toiminto päällä puhelimessaan.
QR-koodin luku työnteon lopetuksessa
Salliiko ohjelma lopettaa työaikakirjauksen ilman QR-koodin lukua vai ei.
Mobiilisovelluksen tunniste
Yrityskohtainen tunniste mobiilisovellukseen.
Pin-koodi
Voit määrittää nelinumeroisen pin-koodin, jonka työntekijäsi syöttävät tehdessään eri kirjauksia web-selainta käyttäen.
Täältä voit määrittää/luoda mahdolliset haluamasi lisät, jotka ovat relevantteja organisaatiosi ja työntekijöidesi kannalta. Vaihtoehdot ovat:
Salli työntekijöiden syöttää päällekkäisiä päivärahoja työaikaraportoinnissa
Päivärahat työaikaraportoinnissa
Ruokarahat
Matkakorvaukset
Matkalippukorvaus
Työkalukorvaukset
Jos haluat määrittää muita lisiä kuin mitä ohjelma ehdottaa valmiiksi, voit tehdä sen oikean reunan vihreästä painikkeesta ”Uusi lisä”. Nimeä lisä, anna sille mahdolliset tunnisteet sekä yksikkö mitä käyttäen lisä lasketaan, vaihtoehdot ovat euromääräinen lisä (EUR), kappale (kpl) ja tuntimääräinen lisä (h). Kaikki jo luodut omat lisät näkyvät listattuna taulukossa.
Käyttäjäryhmät -välilehdeltä pääset muokkaamaan käyttäjäryhmäkohtaisia asetuksia. Valitse pudotusvalikosta haluamasi käyttäjäryhmä ja sivulle aukeaa yhteenveto ryhmän käyttäjistä, heidän tiedoistaan, heille sallituista työtehtävistä, työkohteista, asiakkaista ja tuoteryhmistä. Sivun alalaidassa on vielä yhtenveto käyttäjäryhmän mobiilisovelluksen valikon asetuksista sekä mahdollisista muista asetuksista.
Pääset muokkaamaan valitsemasi käyttäjäryhmän asetuksia klikkaamalla sivun oikeassa reunassa olevaa sinistä ”Muokkaa” -painiketta.
Nimi
Käyttäjäryhmän nimi
Työtehtävät
Käyttäjäryhmän käyttäjät näkevät vain nämä työtehtävät tuntikirjauksia tehdessään. Vain mobiili. Esimerkiksi jos haluat että Autonkuljettajat -käyttäjäryhmä ei näe Siivoojat -käyttäjäryhmän työtehtäviä, voit poistaa pudotusvalikosta niiden kohdalta valintaruudut, minkä haluat ko. käyttäjäryhmältä piilottaa.
Työkohteet
Jos yrityksen työkohteet eivät ole järjestetty asiakaskohtaisesti, niin silloin käyttäjäryhmän käyttäjät näkevät nämä työkohteet tuntikirjauksia tehdessään. Vain mobiili.
Asiakkaat
Jos yrityksen työkohteet ovat järjestetty asiakaskohtaisesti, niin silloin käyttäjäryhmän käyttäjät näkevät nämä asiakkaat, sekä asiakkaille merkityt työkohteet tuntikirjauksia tehdessään. Vain mobiili.
Tuoteryhmät
Käyttäjäryhmän käyttäjät näkevät vain nämä tuoteryhmät materiaaliraportteja tehdessään.
Resurssit
Mitkä kaikki yrityksen resurssit ovat näkyvissä (eli valittavissa) kyseiselle käyttäjäryhmälle.
Käyttäjäryhmät
Käyttäjäryhmä näkee vain valittujen ryhmien tiedot riippuen myöhemmistä asetuksista (kts. alta kohta Muut asetukset).
Työajan muistutus
Jos työntekijäsi haluavat puhelimeensa muistutuksen työajantallennuksen aloituksesta tai lopetuksesta, voit määrittää tähän kellonajan milloin käyttäjäryhmän käyttäjät saavat puhelimeensa ilmoituksena muistutuksen työajasta. Huom! Käyttäjällä pitää olla myös mobiililaitteensa asetuksista sallittuna Workinfo.app -sovelluksen oikeudet lähettää ilmoituksia.
Automaattisten taukojen asetukset
Käyttäjäryhmittäin voi määrittää taukojen pituudet ja niiden saamiseen vaadittavat työtuntirajat. Huomaa, että 2. rajan Automaattisen tauon pituus on YHTEENSÄ 1. JA 2. tauon pituus tunteina.