Löydät työvuorokalenterin hallintapaneelin vasemmasta reunasta ”Työnohjaus” -kohdan alta. Klikkaa ”Työvuorot” -sanaa avataksesi aloitussivun. Aloitusnäkymäksi avautuu automaattisesti Työntekijäkalenteri -välilehti. Välilehtiä voit vaihtaa sivun yläreunasta klikkaamalla välilehden nimeä.
Näkymissä on myös valinta näyttämään tehdyt kirjaukset. Näetkin eri värisinä palkkeina, mitä on tapahtunut ja mitä on suunniteltu tapahtuvan:
Näiden värien lisäksi voit määritellä työkohteille omat värit, joiden avulla voi esimerkiksi ilmaista millä toistuvuudella kohteessa käydään tmv haluttua informaatiota.
Listausnäkymä listaa taulukkoon kaikki yrityksesi työvuorot. Voit järjestää listan haluamasi sarakkeen (poislukien Työtehtävät -sarake) mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen klikkaamalla sarakkeen otsikkosolua. Taulukon yläpuolelta voit myös rajata listattuja työvuoroja Työkohteen, Käyttäjäryhmän, Käyttäjän, Työtehtävän ja ajanjakson mukaan.
Listausnäkymässä pääset luomaan uuden työvuoron klikkaamalla sivun oikeasta yläkulmasta vihreää ”Luo työvuoro” -painiketta. Uudella aukeavalla sivulla voit täyttää haluamasi tiedot uutta työvuoroa varten. Valitse lopuksi haluatko työvuorosta luotavan automaattisen työaikakirjauksen, julkaistaanko se välittömästi (julkaistut työvuorot näkyvät työntekijöiden mobiiliapplikaatioissa. Jos haluat esimerkiksi luonnostella tulevan kuukauden työvuoroja, voit jättää työvuorot aluksi julkaisematta, ja julkaista ne kerralla sitten kun olet luonnoksiisi tyytyväinen). Jos valitset ”Toista työvuoro” valintaruudun, aukeaa sivulle uusi ikkuna, josta voit säätää työvuoron toiston sääntöjä. Ikkuna sulkeutuu - ja valinnat tallentuvat - valitsemalla ikkunan alareunasta ”Sulje” -napin. Muista lopuksi tallentaa uusi työvuoro sivun alalaidan Tallenna -napista.
Työntekijäkalenterissa työvuorot on listattu työntekijän mukaan. Listan yläpuolelta voit valita tarkasteltavan ajanjakson pituuden (oikea reuna) ja valita näkymän ajankohdan (vasen reuna). Listauksen yläpuolelta voit myös rajata näkymää Työntekijän, Tehtävän ja Työkohteen mukaan. Voit myös valintaruutujen avulla Piilottaa työntekijät joille ei ole merkitty työvuoroja, tai vaihtoehtoisesti ne työntekijät, joille on merkitty työvuoroja. Taulukko on järjestetty ensimmäisen sarakkeen mukaan laskevaan aakkosjärjestykseen työntekijöiden nimen mukaan. Toinen sarake näyttää valitulle ajanjaksolle suunnitellut työtunnit. Jos joillekin käyttäjäryhmälle on määritelty maksimi työaika viikolle tai kuukaudelle, näkyy se tässä sarakkeessa (suunnitellut tunnit)/max tunnit valitulle ajanjaksolle.
Työntekijäkalenterissa uusi työvuoro luodaan klikkaamalla halutun työntekijän kohdalla haluttua tyhjää ajankohtaa. Valitse joko valmiiksi määritelty työvuoro ensimmäisestä pudotusvalikosta ja paina ”Liitä”, niin työvuorokirjaus luodaan automaattisesti tai voit täyttää työvuoron tiedot manuaalisesti ja painaa lopuksi ”Tallenna”.
Vastaavasti jo luotuja työvuoroja pääsee muokkaamaan ja poistamaan klikkaamalla työvuoro merkintää ja muokkaamalla avautuvan ikkunan tietoja. Muista lopuksi tallentaa muutokset ikkunan alareunan Tallenna -napista. Vaihtoehtoisesti työvuoron voi poistaa muokkausikkunan alareunasta valitsemalla ”Poista työvuoro”. Jos haluat poistaa kaikki suunnitellut toistuvat työvuorot, voit myös valita ”Poista toistuvat” muokkausikkunan alareunasta.
Työvuoro -sivun kolmas välilehti näyttää Työkohdekalenterin.Työkohdekalenterista voi helposti tarkistaa, onko kohteelle määrättynä työntekijöitä silloin, kun kohteella tulisi olla miehitystä. Tässä näkymässä työvuorot on listattu työkohteiden ja päivämäärien mukaan. Taulukon yläreunasta voit rajata näkymää työkohteiden mukaan, tai voit halutessasi piilottaa kaikki tyhjät tai varatut työkohteet taulukosta.
Kuten Työntekijäkalenterissa, myös Työkohdekalenterissa uusi työvuoro luodaan klikkaamalla halutun Työkohteen riviltä tyhjää solua. Avautuvasta ikkunasta valitaan työn alkamis- ja päättymisaika, mahdollinen lounastauko, työmääräykset, työntekijä(t), resurssit, työkohde (valittuna automaattisesti valitun työkohteen mukaan, mutta voi vielä vaihtaa tarvittaessa), lisätiedot ja tehdäänkö työvuorosta automaattinen työaikakirjaus, julkaistaanko työvuoro ja toistetaanko työvuoro. Muista painaa lopuksi sinistä ”Tallenna” -nappia.
Työmääräyskalenteri välilehdellä näkymän vasemmassa laidassa näkyy listana kaikki keskeneräiset työmääräykset (kts. Työmääräykset -ohje). Työmääräyksiä voi suodattaa tekstihaulla listan yläpuolelta.
Työmääräyksiä voi raahata hiirellä listan oikealla puolella näkyvään kalenteriin haluamasi vapaan työntekijän ja ajankohdan kohdalle. Pudotettuasi työmääräyksen kalenteriin ohjelma avaa uuden ikkunan jossa voit vielä muokata työvuoron yksityiskohtia. Muista lopuksi tallentaa valintasi. Voit myös kirjata työvuoron manuaalisesti klikkaamalla tyhjää solua haluamasi työntekijän ja ajankohdan kohdalla. Valitse aukeavasta ikkunasta joko valmiiksi määritelty työvuoro ensimmäisestä pudotusvalikosta ja paina ”Liitä”, niin työvuorokirjaus luodaan automaattisesti tai voit täyttää työvuoron tiedot manuaalisesti ja painaa lopuksi ”Tallenna”.
Resurssikalenteri -näkymässä on näkyvissä kaikki Workinfo.appiin listatut yrityksesi resurssit ja niiden varauskalenteri. Voit helposti tarkistaa esimerkiksi seisooko joku yrityksesi kuljetusautoista viikosta toiseen tyhjänpanttina tai vaihtoehtoisesti tarkistaa mitkä resurssit ovat vapaana juuri sillä hetkellä. Kalenterin vasemmassa reunassa on listattuna yrityksellesi lisätyt resurssit, niiden oikealla puolella näkyy kuinka monta tuntia kutakin resurssia on käytetty valitulla ajanjaksolla. Tarkasteltavaa ajanjaksoa pääset muuttamaan kalenterin oikeasta yläreunasta. Oikeasta yläkulmasta löytyvä ”Julkaise” -nappi on sitä varten, että voit suunnitella kalenteriin työvuoroja ilman, että julkaiset niitä näkyville työntekijöidesi mobiilisovellukseen. Kun olet tyytyväinen luonnoksiisi, voit kerralla julkaista kaikki ajanjaksolle suunnittelemasi työvuorot kerralla kaikille työntekijöillesi.
Myös resurssikalenterissa uudet työvuorot luodaan klikkaamalla haluamasi resurssin kohdalta haluamasi päivän solua ja täyttämällä aukeavaan ikkunaan työvuoron lisätiedot. Resurssikalenterin kautta työuoroja luodessa valittu resurssi rekisteröityy uuden työvuoron tietoihin automaattisesti. Muista tallentaa tekemäsi muutokset ikkunan alareunan ”Tallenna” -napista.
Käyttäjä- ja resurssikalenterissa on vasemmalla listattuna kaikki yrityksesi käyttäjät sekä resurssit ja oikealla puolella kalenterinäkymässä näkyvät kaikki käyttäjille ja resursseille merkityt työvuorot. Kalenterin yläpuolelta oikeasta reunasta voit rajata kalenterin näkymää ajallisesti, ja sivun yläreunasta heti välilehtien alta, voit rajata näkymää käyttäjien, käyttäjäryhmien, resurssityyppien ja työkohteiden mukaan. Voit myös valita piilotetaanko näkymästä tyhjät tai varatut henkilöt ja resurssit, ja haluatko nähdä työaikakirjaukset kalenterissa.
Myös tässä kalenterinäkymässä uudet työvuorot luodaan klikkaamalla haluamasi resurssin tai työntekijän kohdalta haluamasi päivän solua ja täyttämällä aukeavaan ikkunaan työvuoron lisätiedot. Muista tallentaa tekemäsi muutokset ikkunan alareunan ”Tallenna” -napista.
Raportointi -välilehdellä pääset tarkastelemaan ja suunnittelemaan työvuoroja työntekijöittäin tai työkohteittain sekä luomaan raportteja.
”Tarkastele työvuoroja” -valinnasta saat eteesi uuden näkymän, jossa näkyy yhteenvetona sen viikon suunnitellut työvuorot listauksena työntekijöittäin. Työvuoromerkinnöissä lukee myös vuorolle kirjoitetut lisätiedot, onko se automaattinen työvuorokirjaus ja toiston tilan. Näet myös jokaisen työntekijän nimen vieressä näkyvän i -merkin kohdalta sille kuulle suunnitellut tunnit / raportoidut tunnit. Sivuston oikeasta yläkulmasta pääset takaisin Raportointi -sivulle klikkaamalla ”Takaisin” -tekstilinkkiä. Vaihtoehtoisesti voit myös siirtyä suoraan ”Luo raportteja” -sivulle tai ”Suunnittele työvuoroja” -sivulle näitä tekstilinkkejä klikkaamalla.
Voit luoda helposti käyttäjä- tai työkohdekohtaisia raportteja valitsemalla aikavälin, haluamasi työkohteet ja haluamasi käyttäjät. Voit myös valita haluatko raportin ryhmitellyksi työkohteen vai käyttäjän mukaan, sekä haluatko raportin html- vai excel-muodossa. Käyttäjäkohtaisesti ryhmitellyssä raportissa näkyvät kaikki valitsemasi käyttäjät, sekä heidän kokonaistuntimäärät valitulle ajanjaksolle, että työkohdekohtaiset tuntimäärät, ja työkohteet ja työtehtävät mitä he ovat ko. kohteissa tehneet.
Tämä valinta avaa eteesi kalenterinäkymän, jonka oletus on näytettävänä 1vkon työvuorot ensimmäiselle yrityksesi käyttäjälle. Sivun yläreunassa on kolme saraketta: Työtunnit, jotka näyttävät kuinka monta työtuntia ko. käyttäjälle on suunniteltu ja raportoitu yhteensä sekä kuluvalle kuukaudelle. Keskimmäinen solu määrittelee näytettävän ajanjakson pituuden: 1vkoa tai 2 vkoa. Pudotusvalikosta voit valita aikajakson ensimmäisen viikonpäivän. Kolmannesta sarakkeesta pääset valitsemaan käyttäjän kenelle työvuorot suunnitellaan. Voit luoda uuden työvuoron klikkaamalla kynän kuvaketta haluamasi päivämäärän kohdalta ja täyttämällä avautuvassa ikkunassa haluamasi tiedot. Muista painaa lopuksi ”Tallenna”.
Tämä valinta toimii samalla logiikalla kuin työvuorojen suunnittelu työntekijöittäin, mutta kolmannen sarakkeen kohdalla työntekijän valinnan sijasta valitaan pudotusvalikosta työkohde. Ja luodessa uutta työvuoroa uudessa ikkunassa voidaan valita työvuorolle käyttäjä.