Tällä sivulla näet kaikkien sillä hetkellä aktiivisten työaikakirjausten aloituspaikan punaisella merkillä karttanäkymässä. Kartan alapuolella näet aktiiviset kirjaukset listana. Listasta voit myös katkaista työajan tallennuksen, tarkastella eri seurantapisteitä tai poistaa työajan kaikki ko. työkirjaukseen liittyvät tiedot.
Workinfo.app -ohjelmistolla kirjauksia voi tehdä neljällä eri tavalla. Automaattisesti tai manuaalisesti mobiiliapplikaatiolla, työvuorokalenterin kautta automaattisesti muodostuen sekä www-selaimen kautta. Näitä tapoja voidaan ”laajentaa” hyödyntämällä mm. GPS-sijaintia tai QR-koodin lukemisen pakottamista.
Mobiiliapplikaatiossa on oletuksena automaattinen tuntikirjaus. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjä vain käynnistää ja lopettaa työajanseurannan. Järjestelmä laskee työhön käytetyn ajan automaattisesti. GPS-paikkaleima tallennetaan aloitus- ja lopetussijainneista, tai koko työpäivältä viiden minuutin välein. Aloitukseen ja lopetukseen voidaan liittää myös QR-koodin lukemisen pakollisuus, jolloin työntekijän on oikeasti oltava siellä missä QR-koodi on.
Manuaalisessa tuntikirjauksessa käyttäjä valitsee työtehtävän aloitus- ja lopetusajan. Hallintapaneelin kautta voi valita työntekijäkohtaisesti joko automaattisen tai manuaalisen kirjaustavan. Tämä löytyy työntekijän tiedoista kohdasta Käyttäjät → Käyttäjät → Valitse haluamasi työntekijä klikkaamalla tämän nimeä → valitse sininen “Muokkaa tietoja” -painike oikeasta yläkulmasta → voit valita “Työaikaraportoinnin tyyppi mobiilissa” -kohtaan joko “Automaattinen” tai “Manuaalinen” → Muista tallentaa valintasi sivun alalaidan “Tallenna” -painikkeesta.
Jos haluat, että työvuorokalenteriin merkatut tunnit muodostavat automaattisesti työaikakirjauksen työvuoron päätyttyä, laita työvuoroa/vuoroja luodessasi rasti kohtaan ”Automaattinen työaikaraportti”. Työntekijä voi myös itse muokata kirjauksia jälkeenpäin mobiiliapplikaatiosta, jos hänelle on annettu oikeus siihen hallintapaneelin asetuksista. Hallintapaneelin kautta kirjauksia voi aina muokata jälkeenpäin.
Työntekijä voi käyttää mobiiliapplikaation sijaan kirjausten tekemiseen myös www -selainta. Tunnit voi kirjata tällöin menemällä osoitteeseen yrityksesitunnus.workinfo.app. Yrityksesi tunnus on tiliä luodessasi luomasi tunnus, yleensä yrityksen nimi. Tämän jälkeen työntekijä näppäilee nelinumeroisen pin -koodin ja voi aloittaa kirjaamisen. Osoite ja pin -koodi löytyvät Hallintapaneelin yläreunasta oikeasta reunasta. Syötettyään pin-koodin työntekijän tulee valita pudotusvalikosta oikea käyttäjä, ja sen jälkeen valita haluaako hän raportoida tuntikirjauksen, ajopäiväkirjan vai kulukorvaukset. Työntekijä voi myös lähettää tuntilistan omasta tuntikertymästään omaan sähköpostiinsa klikkaamalla alimmaista vaihtoehtoa.
Klikkaamalla ”Tuntikirjaus” -linkkiä käyttäjä pääsee täyttämään tuntikirjauksen lisätiedot kuten Työkohteen, päivämäärän, Tunnit ja tehtävät. Käyttäjä voi kirjata useampia aikajaksoja samalle päivälle jos on tehnyt eri työtehtäviä päivän aikana. Esimerkiksi käyttäjä voi kirjata 8.00-10.00 Siivous, 10.00-14.00 Tilausten pakkaus, 14.00-14.30 Tilausten postitus jne. Lisää kenttiä lisäaikajaksoille saa klikkaamalla keltaista ”Lisää” -painiketta Tunnit ja tehtävät -otsikon vierestä. Lisäksi käyttäjä voi lisätä tuntikirjaukseensa työselosteen työnantajalle sekä työselosteen asiakkaalle. Käyttäjä voi myös kirjata Ruokarahan sekä lisätä kirjaukseensa kuvia klikkaamalla keltaista ”Lisää uusi kuva” -painiketta. Kun halutut tiedot on kirjattu tuntikirjaukseen, voi sen lähettää järjestelmään klikkaamalla alareunan keltaista ”Lähetä pomolle” -palkkia.